Das Dokumentenmanagement-System XERI™ von PLATO ist eine datenbankbasierte Software zur Unterstützung von Unternehmen bei der Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Handbüchern. XERI™ basiert auf anwenderorientierten Datenbankstrukturen. Durch eine funktionale Trennung zwischen Konfiguration, Erstellung, Lesen, Systemüberwachung und Archivierung erhalten die Benutzer von XERI™ nur die für sie jeweils relevanten Informationen.

Konfiguration
• freies Design wesentlicher Gestaltungselemente (Corporate Design) und beliebig definierbare Freigabe-Workflows ermöglichen unternehmensspezifischen Anpassungen.
• Verschiedene Dokumentenvorlagen können als Grundlage für die Dokumentenerstellung definiert werden.

Editierung
• Die Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten erfolgt in der Edit-Datenbank.
• Prozesszugehörigkeit, (Wiedervorlage-) Termine, Gültigkeiten und Geltungsbereiche sind optionale Dokumenteneigenschaften.
• Zugriffsmöglichkeiten, elektronischer Verteiler sowie ein eindeutiger Kreis von Prüfern und Freigebern können dokumentenspezifisch definiert werden.
• Mit Hilfe von Kategorien ist es möglich, eine Sortierung der Dokumente nach frei definierbaren Schlüsseln vorzunehmen.
• Die automatische Überwachung interner Querverweise ermöglicht den Aufbau von komplexen und konsistenten Verweisstrukturen.
• Erstellung beliebiger Dokumente (QMH-Abschnitte, Verfahrensanweisungen, Werksnormen, Checklisten, Arbeitsanweisungen, Formular-Schablonen etc.).
• Erfüllt die Formalkriterien nach DIN EN ISO 9000 ff.
• Kategorisierung und Sortierung nach frei definierbaren Schlüsseln.
• Übernahme vorhandener Dokumente.

Veröffentlichung
• Freigebene und gültige Dokumente werden vom System automatisch in die Public- Datenbank übertragen und sind für Web-Browser und/oder Notes-Clients verfügbar.
• Die Aktualität der verfügbaren Dokumente ist jederzeit gewährleistet.
• Dokumentenspezifisch geregelte Zugriffsrechte und eine automatische Verteilung.
• Änderungen können nur von autorisierten Benutzern in der Edit-Datenbank vorgenommen werden.
• Anmerkungen ermöglichen es, allen autorisierten Personen (auch den Lesern) im Sinne eines betrieblichen Vorschlagswesens Einfluss auf die Dokumentation zu nehmen.
• Kunden und Lieferanten mit entsprechenden Zugriffsrechten können kontrolliert über Intranet/Internet auf die Dokumente zugreifen und Kommentare hinterlegen.

Workflow
• Volltextsuche über alle Dokumente und Anhänge
• Verwaltet jede Änderung der Dokumentation und zeichnet die Historie auf
• Beliebige Einbindung von Graphiken und bestehenden Dokumenten
• Funktions- und prozessorientierte Dokumentation
• Durchgängige QM-Dokumentation auch über verschiedene Standorte
• Dokumentenspezifisch geregelte Zugriffsrechte und automatische Verteilung der Dokumente
• Unterstützt ausdrücklich den Einsatz im Intranet/Internet
• Freigabe- und Verteilungs-Workflow frei definierbar
• Eindeutige Dokumentenverantwortlichkeit

Archivierung
• Im Moment der Freigabe eines neuen Dokumentes wird die Alt-Version in die Archiv- Datenbank kopiert und dem unmittelbaren Lesezugriff entzogen. Hierdurch werden Verwechslungen zwischen aktuellen und alten Versionen systematisch ausgeschlossen.
• XERI™ protokolliert alle relevanten Bearbeitungsschritte und gewährleistet damit die Rückverfolgbarkeit der Dokumente.
• Die Dokumente unterliegen einer automatischen Versionsverwaltung (Dokumentenhistorie).
• Geeignet für verteilte und damit arbeitsteilige Erstellung und Pflege von QM-Dokumentationen.

Systemvoraussetzungen Server
• abhängig von der zu erwartenden Last
• Pentium III Prozessor ab 800 MHz (oder vergleichbar), min. 256 MB RAM, 10 GB HD
• Windows NT Server 4.0
• Lotus Domino Server ab Version 6.0

Client für Dokumentenbearbeitung
• aktuelle Windows Plattform
• Lotus Notes 6.0

Standard-Client
• javafähiger Browser (z.B. Netscape, Internet Explorer)